Formly: nasz sekret projektowania na odległość.

Od początku naszej działalności założyliśmy, że zdecydowaną większość projektów będziemy wykonywać w oparciu o współpracę zdalną. Jak pisaliśmy w jednym z poprzednich wpisów, ma to całą masę zalet, a dzięki kilkuletniemu doświadczeniu z pracą zdalną, jesteśmy w stanie tak pokierować poszczególnymi etapami projektu, żeby zminimalizować ryzyka związane z brakiem bezpośredniego kontaktu. Co więcej, projekty realizowane w ten sposób ograniczają nasze koszty i oszczędzają czas, dzięki czemu nasze ceny są jeszcze bardziej konkurencyjne (współpraca w 100% zdalna to aż 10% rabatu na całość prac!).

Zdajemy sobie jednak sprawę, że dla wielu potencjalnych Klientów projekt bez kilku spotkań, wspólnej filiżanki kawy i omawiania szczegółów technicznych przy jednym stole brzmi dość abstrakcyjnie. Bo jak to – wszystko na telefon? Mailem? W formie elektronicznej? Bez możliwości szybkiej reakcji na kolejne propozycje, tylko z ciągłym czekaniem, aż druga strona znajdzie chwilę i dostarczy kolejne rozwiązania albo skomentuje to, co otrzymała? Tak całkiem anonimowo? Ponieważ to bardzo racjonalne wątpliwości, dzisiaj skupimy się na ich rozwianiu. Oto nasze argumenty za tym, że projekt zdalny ma co najmniej taką samą rację bytu, jak ten tradycyjny:

  • jesteśmy legalnie działającą firmą, mamy numer NIP i Regon, można nas sprawdzić w CEiDG. Wystawiamy faktury naszym klientom… jednym słowem, zapewniamy taki sam poziom bezpieczeństwa, jak każde inne biuro projektowe.
  • na naszej stronie publikujemy nasze zdjęcia, dane personalne oraz adres.
  • część z projektów umieszczamy w naszym portfolio, które regularnie uzupełniamy, pokazując naszą aktywność na rynku i prezentując efekty naszej pracy.
  • wszystkie etapy projektu przesyłamy w formie elektronicznej, w postaci zdjęć i dokumentów w powszechnie używanych formatach, które każdy będzie w stanie otworzyć na swoim komputerze i przekazać dalej, chociażby ekipie remontowej.
  • na wyraźne życzenie Klienta, umawiamy się na jednorazowe spotkanie (o ile odległość od Gdańska nie jest zbyt daleka), podczas którego wykonujemy inwentaryzację pomieszczeń, podpisujemy umowę oraz pokazujemy, w jaki sposób będzie wyglądała nasza współpraca.
  • rozmowy telefoniczne (zwłaszcza te stricte techniczne) zamieniliśmy na telekonferencje, które są banalnie proste: otóż wysyłamy naszym Klientom link do tak zwanego „pokoju”, do którego łączymy się o określonej godzinie. Podczas tego spotkania słyszymy się jak podczas normalnej rozmowy telefonicznej (ale z wykorzystaniem słuchawek z mikrofonem, lub głośnika i mikrofonu wbudowanego w komputer), a oprócz tego: możemy się widzieć oraz pokazywać Klientom ekran naszego komputera. Dzięki temu możemy na bieżąco omówić poszczególne pomysły i rozwiązania techniczne, zaproponować nowe koncepcje i od razu uzyskać reakcję drugiej strony, na podstawie której wiemy, jaki powinien być następny krok. To bardzo przydatne narzędzie, które działa w każdej nowoczesnej przeglądarce internetowej, nie wymaga więc instalowania dedykowanych aplikacji przez naszych klientów. Proste i skuteczne.

Mimo prostoty i skuteczności powyższych rozwiązań, organizacja pracy przy kilku projektach prowadzonych równolegle była dla nas sporym wyzwaniem. To właśnie komunikacja była elementem, w którego usprawnieniu upatrywaliśmy dużego potencjału. Czemu? Otóż na spotkanie, telekonferencję lub nawet zwykłą rozmowę trzeba się umówić; obie strony muszą znaleźć czas o tej samej godzinie i muszą być w stanie maksymalnie skupić się na projekcie przez co najmniej godzinę. W dzisiejszym świecie to wcale nie jest najłatwiejsze, zwłaszcza jeśli godziny pracy to czas, kiedy sami moglibyśmy wykorzystać na tego typu wirtualne spotkania, ale większość naszych Klientów wtedy pracuje. Co więcej, spotkanie w pewnym momencie się kończy i wszystko, co przygotujemy później, musi czekać do następnego razu. Te i inne wyzwania są codziennością dla projektantów i ich Klientów, niezależnie od formy realizacji projektu.

Na szczęście, kilka miesięcy temu pojawiło się… Formly. To narzędzie stworzone przez polską firmę i dedykowane właśnie dla projektantów wnętrz oraz ich Klientów. Natrafiliśmy na nie dość przypadkowo i od pierwszego projektu, w którym Formly nas wspomagało, zakochaliśmy się w nim! Ale zacznijmy od początku…

Formly to aplikacja działająca – a jakże – w oknie przeglądarki. Odpadają więc żmudne i problematyczne instalacje czegokolwiek na komputerach naszych Klientów, a jedyne co Oni otrzymują, to link z zaproszeniem do systemu Formly. Po stworzeniu swojego konta, Klient widzi to, co zdecydowaliśmy się mu udostępnić: a więc swój projekt. My zaś, jako projektanci, widzimy wszystkie aktualne projekty i możemy pracować na dowolnym z nich.

Formly – widok listy projektów.

Praca w Formly opiera się na bardzo prostym założeniu: my dodajemy do projektu kolejne etapy naszej pracy (zwykle jest to zdjęcie zawierające dany etap: układ funkcjonalny, konkretne produkty, wizualizacja, inspiracje itp) i – jeśli jest taka potrzeba – dodajemy komentarze do poszczególnych elementów. Dzięki oznaczeniu ich numerami, od razu wiadomo o jaki element chodzi i nie trzeba opisywać, gdzie coś się znajduje lub tłumaczyć przez telefon na zasadzie „ta komoda w lewym dolnym rogu, koło stolika kawowego”. Nasz Klient od razu otrzymuje powiadomienie z systemu Formly (w postaci maila), że „coś się stało” i prawdopodobnie należy zareagować. Kiedy znajdzie chwilę czasu (nawet w czasie przerwy w pracy ;)), może kliknąć w przesłanego linka i – po zalogowaniu do systemu – widzi dokładnie to, co wcześniej wrzuciliśmy. Wystarczy chwila, żeby odpowiedzieć komentarzem, zaakceptować propozycję, poprosić o alternatywne rozwiązanie, zaznaczyć dany element zdjęcia i spytać o szczegóły. Albo dodać własne inspiracje, które mogą nam pomóc w szukaniu rozwiązań jak najbardziej zbliżonych z preferencjami Klienta. O każdym z tych zdarzeń jesteśmy informowani i możemy w dogodnym dla nas czasie wrócić do projektu, zapoznać się z informacjami od Klienta i dodać swoje, wyjaśnić szczegóły lub dodać kolejne zdjęcie. Co lepsze, możemy oznaczać konkretne produkty na zdjęciach, a Klient może w nie kliknąć i zapoznać się ze szczegółami tego, co zaproponowaliśmy.

W telegraficznym skrócie, Formly drastycznie ogranicza potrzebę wysyłania maili oraz odbywania spotkań czy rozmów telefonicznych. Upraszcza ono komunikację oraz wyraźnie skraca czas wykonania, konsultowania i akceptacji poszczególnych etapów projektu. Dzięki temu, że komunikacja jest asynchroniczna i żadna strona nie musi dostosowywać się do czyjegoś grafiku, współpraca przebiega znacznie bardziej efektywnie. My możemy odczytać nowe komentarze i powiadomienia nawet na telefonie, podczas zakupów, a nasi Klienci są w stanie skomentować to, co im zaprezentujemy nawet z biura, w czasie przerwy w pracy. Nie trzeba się umawiać na konkretne godziny, dostosowywać grafików, zrywać z pracy na spotkanie w biurze projektowym, konsultować rozwiązań z dzieckiem płaczącym w pokoju obok… Formly usuwa presję czasu i pozwala na kontynuację prac projektowych w najbardziej dogodnym dla obu stron czasie.

Co więcej, prezentacja treści w Formly jest przejrzysta i klarowna. Nie ma mowy o niedomówieniach czy konieczności długiego tłumaczenia, o co chodzi – co przecież zdarza się, zwłaszcza podczas rozmów telefonicznych. W Formly wszystko jest proste i przejrzyste – nikt nie ma prawa poczuć się zagubiony w tym systemie i nie ma mowy o czytaniu żadnych dokumentacji czy instrukcji: po prostu każdy się loguje i intuicyjnie wie, jak to działa. Interfejs jest w całości po polsku, a w razie problemów chętnie tłumaczymy, jak działa aplikacja.

Formly ułatwia też akceptację poszczególnych elementów projektu, umożliwia robienie notatek i dzielenie się swoim portfolio z wybranymi użytkownikami. Co jeszcze ważne, Klienci stają się aktywnymi uczestnikami tworzenia projektu, dodając w systemie swoje inspiracje i pomysły.

Po kilku miesiącach używania Formly wiemy, że to narzędzie spełnia nasze obecne oczekiwania w stu procentach. A przede wszystkim, jest przyjazne w użyciu dla naszych Klientów, którzy również bardzo chwalą sobie możliwości, jakie daje. Drobne usprawnienia w formie i zasadach współpracy, które wymusza Formly przekładają się na zwiększenie jakości naszej pracy, trafniejsze propozycje elementów projektu (bo szybko mamy feedback) i zdecydowane skrócenie czasu potrzebnego na komunikację, bez obniżania jej jakości.

Bardzo nas cieszy, że to właśnie w naszym pięknym Gdańsku powstaje tak przydatne dla projektantów oprogramowanie i życzymy jego twórcom, żeby Formly stało się standardowym narzędziem każdego nowoczesnego biura projektowego. Wierzymy, że każdy, komu zaprezentujemy Formly przestanie mieć jakiekolwiek opory przed współpracą zdalną i z chęcią zacznie aktywnie uczestniczyć w tworzeniu projektu, który dzięki temu będzie jeszcze bardziej „uszyty na miarę”. Formly naprawdę stanowi wartość dodaną naszych projektów i przekłada się na podwyższenie ich jakości. I o to właśnie chodzi!

Jeśli przed podpisaniem umowy projektowej chciałbyś zobaczyć próbkę tego, co potrafi Formly, koniecznie daj nam znać. Z chęcią pokażemy, jak to działa w praktyce i jesteśmy pewni, że tego typu prezentacja rozwieje wszelkie Twoje wątpliwości. Zapraszamy do kontaktu!